Em ano eleitoral, enquanto candidatos discutem continuidade, renovação e prioridades para os próximos quatro anos, empresas que possuem valores a receber do Poder Público deveriam se preocupar também com uma questão bastante objetiva: em que situação estará o meu crédito quando a atual gestão deixar o governo?
A preocupação não decorre do risco de desaparecimento da obrigação com o encerramento do mandato, afinal, a dívida regularmente constituída permanece vinculada ao ente público, independentemente de quem ocupe a prefeitura, o governo estadual ou qualquer outro órgão da Administração. O problema está no caminho que esse crédito ainda terá de percorrer até o efetivo pagamento.
Um crédito que chega ao final da gestão com documentação incompleta, pendências administrativas ou sem acompanhamento adequado pode atravessar a mudança de governo e encontrar, do outro lado, uma estrutura completamente diferente daquela que conhecia o contrato e acompanhava sua execução. Mudam gestores, fiscais, secretários, procuradores e servidores responsáveis por determinadas etapas e, embora juridicamente a Administração permaneça a mesma, o conhecimento acumulado sobre aquele processo nem sempre permanece com ela.
É justamente por isso que a gestão do crédito no último ano de mandato merece atenção especial.
Não basta saber que existe um valor a receber
Durante a execução de um contrato administrativo, é natural que o fornecedor concentre seus esforços no cumprimento das obrigações assumidas, na prestação dos serviços, na entrega dos bens, nas medições e na emissão das respectivas notas fiscais. O recebimento acaba sendo tratado, muitas vezes, como consequência natural desse processo.
Quando o encerramento de uma gestão se aproxima, contudo, essa lógica precisa ser revista, pois ter executado o objeto contratado e possuir uma nota fiscal emitida não significa necessariamente que todas as etapas administrativas necessárias ao pagamento estejam concluídas.
Nesse momento, é importante verificar se existem medições aguardando aprovação, notas fiscais pendentes de ateste, documentos ainda não apresentados, etapas de liquidação não concluídas, divergências contratuais sem solução formal ou requerimentos administrativos que permanecem sem resposta.
São questões aparentemente simples, mas que podem definir se o fornecedor começará o próximo governo discutindo apenas quando receberá ou se terá, antes disso, de reconstruir todo o caminho administrativo do próprio crédito.
Isso porque uma pendência facilmente solucionável pela equipe que acompanhou a execução do contrato pode se transformar em um problema muito maior depois da transição. O fiscal que acompanhava as entregas pode não permanecer, o gestor responsável pode ser substituído e aquele servidor que conhecia todo o histórico do processo talvez sequer esteja mais no mesmo setor.
A nova equipe encontrará documentos, mas não necessariamente conhecerá a história que existe por trás deles. Informações antes conhecidas por todos precisarão ser novamente demonstradas, análises poderão ser refeitas e etapas consideradas praticamente encerradas poderão retornar à conferência.
O crédito continuará existindo, mas seu caminho até o pagamento poderá se tornar consideravelmente mais longo.
O que está apenas combinado pode não sobreviver à mudança de gestão
Outro ponto especialmente sensível no período de transição diz respeito às tratativas informais mantidas ao longo da contratação. É bastante comum que fornecedores resolvam questões por telefone, reuniões, aplicativos de mensagens ou conversas diretas com fiscais, gestores e secretários.
Esses canais fazem parte da rotina e muitas vezes são eficientes, mas tornam-se um problema quando informações relevantes para o recebimento permanecem exclusivamente neles.
A afirmação de que o secretário já autorizou determinada providência, de que o fiscal informou que estava tudo correto ou de que o setor financeiro prometeu incluir o pagamento na próxima programação pode até refletir exatamente o que foi discutido naquele momento. Ainda assim, se nenhuma dessas informações estiver adequadamente registrada no processo, sua utilidade poderá diminuir significativamente com a substituição dos agentes responsáveis.
A nova gestão recebe processos, documentos, despachos e registros administrativos, mas não herda com a mesma facilidade a memória das conversas mantidas com aqueles que deixaram seus cargos.
Por essa razão, quanto mais próximo estiver o encerramento do mandato, maior deve ser a preocupação do credor em formalizar providências relevantes e garantir que a situação do seu crédito possa ser compreendida a partir dos registros existentes, sem depender exclusivamente da memória ou da permanência das mesmas pessoas na Administração.
Antes de intensificar a cobrança, é preciso localizar o verdadeiro problema
Também é comum que, diante do atraso, o fornecedor concentre sua atuação em uma única pergunta: quando o pagamento será realizado?
Embora legítima, a pergunta pode ser insuficiente para solucionar o problema. Muitas vezes, o obstáculo sequer chegou ao setor financeiro e o crédito permanece parado em alguma etapa anterior da tramitação administrativa.
Uma gestão eficiente exige identificar exatamente onde se encontra o processo, qual providência ainda está pendente, quem é o responsável atual por ela e se existe alguma obrigação atribuída ao próprio contratado que ainda não foi cumprida.
Saber o número do processo administrativo, verificar se a despesa foi liquidada, confirmar a existência do ateste da execução, identificar eventual pendência documental, acompanhar decisões ainda não proferidas e compreender se há justificativa formal para o atraso são providências que permitem ao fornecedor deixar de administrar apenas uma expectativa de recebimento e passar a administrar efetivamente o seu crédito.
Essa diferença ganha ainda mais importância nos meses anteriores à troca de governo, quando o tempo disponível para solucionar pendências com a equipe que já conhece a contratação começa a diminuir.
A documentação precisa sobreviver às pessoas
Talvez uma das formas mais simples de avaliar o risco de um crédito próximo ao encerramento do mandato seja imaginar o que aconteceria se, no dia seguinte, todas as pessoas com quem a empresa tratou fossem substituídas.
Alguém que nunca acompanhou aquele contrato conseguiria compreender, apenas pelos documentos existentes, o que foi contratado, o que efetivamente foi executado, quais obrigações já foram reconhecidas pela Administração e o que ainda falta para o pagamento?
Se a resposta for negativa, existe um risco que não deveria ser ignorado.
Contratos, termos aditivos, ordens de serviço, notas fiscais, medições, comprovantes de entrega, atestes, comunicações oficiais, protocolos, requerimentos e decisões administrativas devem permitir a reconstrução da trajetória do crédito.
Isso não significa simplesmente acumular documentos. Uma pasta com centenas de arquivos desorganizados pode ser quase tão problemática quanto a ausência deles. O objetivo deve ser garantir rastreabilidade, permitindo demonstrar de onde surgiu o crédito, quais obrigações foram cumpridas, quais etapas administrativas já foram concluídas e quais providências ainda permanecem pendentes.
Quanto menos essa história depender de explicações pessoais, menor será o impacto provocado pela substituição daqueles que participaram da contratação.
O fim do mandato não deveria marcar o início da cobrança
Esperar os últimos meses da gestão para descobrir a situação de valores acumulados durante todo o contrato é uma estratégia arriscada. À medida que o encerramento do exercício e do mandato se aproxima, aumentam as demandas administrativas, orçamentárias e operacionais, ao mesmo tempo em que equipes começam a preparar transições, contratos são encerrados ou renovados e prioridades internas podem ser reorganizadas.
O fornecedor que somente nesse momento começa a organizar sua cobrança perde uma vantagem importante: o tempo disponível para solucionar pendências enquanto os agentes que conhecem o processo ainda estão presentes.
A atuação preventiva deve começar antes, especialmente por meio da revisão da carteira de valores mantidos contra o ente público, da identificação do estágio administrativo de cada crédito e do mapeamento das providências que ainda podem ser solucionadas na gestão atual.
Também é importante reconhecer que nem todos os créditos apresentam o mesmo grau de risco. Uma obrigação já reconhecida, documentada e com as etapas administrativas devidamente concluídas não se encontra na mesma situação de um crédito cuja execução ainda é discutida ou cuja documentação permanece incompleta. Tratar todos da mesma maneira pode significar desperdiçar tempo justamente quando ele se torna um dos recursos mais importantes para o credor.
Entre esperar e judicializar existe um caminho
O receio de que o crédito atravesse a mudança de governo também não significa que qualquer atraso deva levar imediatamente à judicialização.
Entre a espera passiva e o ajuizamento de uma ação existe um espaço relevante para uma cobrança administrativa estruturada. Requerimentos formais, pedidos de informação, acompanhamento da tramitação, cobrança de manifestação sobre pendências, verificação da ordem cronológica de pagamentos e formalização do atraso podem, conforme o caso, contribuir para destravar o processo antes da mudança de gestão.
Além da possibilidade de solucionar administrativamente o problema, essas providências produzem um histórico importante da atuação do credor.
Caso a solução não seja alcançada e posteriormente se torne necessária a adoção de medidas mais incisivas, estará em situação muito diferente o fornecedor que acompanhou, formalizou e documentou suas tentativas de recebimento daquele que passou meses aguardando informalmente e somente decidiu organizar o crédito depois da posse da nova gestão.
A transição de governo é um risco previsível
Eleições não são acontecimentos inesperados. As datas são conhecidas, os mandatos possuem duração determinada e a possibilidade de substituição de gestores integra o próprio funcionamento democrático.
Por isso, para empresas que contratam de forma recorrente com o Poder Público, a transição de governo não deveria ser tratada como uma surpresa, mas como um risco previsível dentro da gestão de recebíveis.
Nos meses que antecedem o encerramento do mandato, créditos relevantes precisam ser revisados, pendências identificadas, documentos organizados, processos acompanhados e estratégias de cobrança definidas de acordo com a situação concreta de cada obrigação.
Em alguns casos, acompanhar será suficiente. Em outros, será necessário formalizar requerimentos e intensificar a cobrança administrativa. E haverá situações em que, diante da ausência de solução e do prolongamento do inadimplemento, será necessário avaliar a adoção das medidas jurídicas cabíveis.
O problema está em descobrir qual dessas providências deveria ter sido adotada apenas quando a nova gestão já tomou posse.
A mudança de governo não elimina a obrigação de pagamento, mas isso não significa que seja indiferente atravessar uma transição com um crédito devidamente instruído, formalizado e acompanhado ou com uma cobrança abandonada à própria sorte.
Existe uma diferença importante entre ter direito ao recebimento e ter estruturado adequadamente o caminho para recebê-lo. Quando a transição acontece, pessoas mudam, fluxos são reorganizados e prioridades administrativas podem ser revistas. Quanto mais o conhecimento sobre determinado crédito estiver concentrado na memória dos agentes que estão deixando a Administração, maior será o esforço necessário para reconstruí-lo perante aqueles que chegam.
Por isso, evitar que o crédito fique para o próximo mandato começa muito antes da posse do próximo governante. Exige identificar onde cada valor está parado, reconhecer as pendências que ainda impedem o avanço da despesa e definir, para cada situação, qual providência precisa ser adotada enquanto ainda há tempo.
E esse diagnóstico não deveria permanecer restrito ao departamento jurídico. Contratos, operação, faturamento, financeiro e contas a receber participam, em momentos diferentes, da formação e do acompanhamento do crédito perante o Poder Público. Uma falha em qualquer uma dessas etapas pode aparecer meses depois sob a forma de atraso no recebimento.
Foi justamente a partir dessa realidade que estruturamos a Imersão in Company em Gestão e Cobrança de Créditos contra o Poder Público, voltada a empresas que precisam olhar para sua própria carteira, identificar onde seus créditos estão travados e organizar uma estratégia de atuação do contrato ao pagamento.
Mais do que discutir o inadimplemento depois que ele já ocorreu, a proposta é preparar as equipes para reconhecer riscos, organizar a documentação e definir prioridades e medidas concretas para os créditos que exigem atenção.
Em um período de transição de governo, essa análise deixa de ser apenas uma boa prática de gestão. Pode ser a diferença entre entrar no próximo mandato com uma carteira organizada e uma estratégia definida ou começar uma nova gestão tentando descobrir por que créditos antigos ainda não foram pagos.
Governos possuem data para terminar. A gestão do crédito da empresa não deveria esperar essa data chegar.
Sua empresa possui créditos contra o Poder Público e quer se preparar para a transição de governo? Conheça a Imersão in Company em Gestão e Cobrança de Créditos contra o Poder Público do Chenut.