(Français) Enregistrement électronique de présence – Nouvelles dispositions pour reporter la date limite de la mise en œuvre du système.

[:fr]Enregistrement électronique de présence – Nouvelles dispositions pour reporter la date limite de la mise en œuvre du système. Débora Félix de Ávila

L’arrêté n° 1.510 émis par le Ministère du travail qui régit le point d’enregistrement électronique et l’utilisation du Système d’enregistrement électronique de présence – SREP est entré en vigueur à la date de sa publication le 25/08/2009.

En application de ce nouveau système, les entreprises comptant plus de 10 salariés et qui utilisent déjà des équipements électroniques pour enregistrer leurs journées de travail (horaires) devront, obligatoirement, utiliser l’Enregistreur électronique de présence (REP) qui remplacera ainsi tout système de contrôle de présence qui utilise des moyens électroniques pour identifier l’employé, traiter, stocker et envoyer tout type d’information électronique d’enregistrement de présence.

Avec ce nouvel équipement (REP) l’objectif est de préserver les données d’origine de l’enregistrement de la journée de travail, la standardisation des rapports et des fichiers numériques d’enregistrement de présence pour qu’ils puissent être soumis à l’inspection du travail, ainsi que de limiter le risque de distorsions et des dommages aux salariés.

Pour ce faire, l’arrêté 1510-09 a attribué des caractéristiques particulières, des obligations de conformité spécifiques à l’équipement, telles que : ne pas avoir d’autres finalités que  de contrôler d’accès, déclencher des avertisseurs sonores, etc. ; ne pas dépendre d’une connexion à un équipement ou un système externe pour effectuer l’enregistrement des présences ; pas de délais d’expiration relatif à la période d’enregistrement ; ne pas laisser l’équipement faire d’enregistrements automatiques; ne pas permettre que les données soient modifiées ou effacées ; permettre l’impression d’un reçu délivré à l’employé à chaque enregistrement d’horaires, entre autres.

Cependant, bien que l’utilisation de la nouvelle borne électronique (REP) soit déjà réglementée depuis août 2009, la date limite pour l’utilisation obligatoire de l’équipement a été reportée pour la 5^ème fois et va se faire dorénavant progressivement en fonction de l’activité développée par l’employeur, conformément aux dispositions de l’arrêté n° 2.686, publié le 27 décembre 2011.

Les nouveaux délais ont ainsi été fixés de la manière suivante :

I – A partir du 2 avril 2012, pour les entreprises exerçant des activités dans les secteurs de l’industrie, du commerce en général, des services, y compris, entre autres, le secteur financier, du transport, de la construction, des communications, de l’énergie, de la santé et de l’éducation ;

II – A partir du 1º juin 2012, pour les entreprises qui exercent une activité agro-économique, conformément à la Loi n° 5.889 du 8 juillet 1973 ;

III – A partir du 3 septembre 2012, pour les micros et petites entreprises, telles que définies par la Loi complémentaire n° 126/2006.

La polémique s’est levée à la fois en raison du coût élevé de l’installation et de la maintenance du nouveau système ainsi que de l’inexistence sur le marché d’équipements en conformité aux nouvelles obligations législatives.

La question de la conformité des équipements a été précisée par le Ministère du travail et de l’emploi (MTE) qui a prévu l’enregistrement et la certification de tous les fournisseurs de REP, de sorte qu’aujourd’hui il est possible de trouver du matériel sur le marché qui répondent aux exigences de l’arrêté 1510/09.

Tout équipement qui ne serait pas mentionné sur la liste de certification ne serait pas considéré comme conforme pour l’enregistrement de présence, et l’établissement inspecté par le Ministère du travail qui ne serait pas en conformité avec l’arrêté n ° 1.510/2009 pourrait être sanctionné par l’application d’une amende.

Toutefois la question des coûts générés aux entreprises n’a pas été solutionnée.

Pourtant, la mise en conformité aux règles du nouveau système d’enregistrement électronique est une obligation qui nécessite une mise en œuvre immédiate.

Nous soulignons qu’il existe un risque de ne pas s’adapter aux nouvelles dispositions qui pourra être sanctionné soit par l’application de sanctions par l’inspection du Ministère du travail soit par l’imposition d’un délai bref pour s’adapter aux nouvelles conditions.

L’équipe de Droit du travail du cabinet Chenut Oliveira Santiago reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire sur le sujet.[:]