Não é de hoje que os departamentos jurídicos estão cada vez mais alinhados com os objetivos globais das companhias atuando não apenas como mitigadores de riscos mas como área impulsionadora do negócio e comprometida com os resultados estratégicos das empresas.
Também é recorrente e permeia todas as rodas de conversa o avanço dos departamentos de Legal Ops (Legal Operations) que exige dos departamentos jurídicos e escritórios uma adaptação e comprometimento com a entrega de dados e otimização de processos que, não raro, utilizam-se de ferramentas tecnológicas para ganhos de produvidade de eficiência.
Mas afinal, o que é o ‘Legal Ops’ e como ele pode contribuir para a maximizaçao dos resultados das empresas?
De acordo com o conceito definido pela CLOC (Corporate Legal Operations Consortium) -comunidade americana precursora do uso da expressão – o “”Legal Operations” (ou “Legal Ops”) descreve um conjunto de processos empresariais, atividades e profissionais que permitem que os departamentos jurídicos atendam seus clientes de forma mais eficiente, aplicando práticas empresariais à prestação de serviços jurídicos. O objetivo é planejar estrategicamente, realizar a gestão financeira, gerenciamento de projetos, treinamentos, gestão do conhecimento e a expertise em tecnologia de forma a permitir que os profissionais do direito “se concentrem na prestação de assessoria jurídica” garantindo eficiência e melhora de produvidade.
O CLOC foi um dos principais responsáveis pelo reconhecimento da controladoria jurídica como uma área fundamental para a inovação do setor. Seu modelo Core 12, composto por 12 áreas funcionais essenciais que compõem uma “Mandala”, serve como referência para a modernização das operações jurídicas.
Neste texto, enfocaremos principalmente um dos pilares da chamada “Mandala”, especialmente a tecnologia e como ela pode ser aliada dos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia.
O avanço da tecnologia tem proporcionado mudanças profundas na rotina das equipes jurídicas, permitindo que tarefas repetitivas e operacionais sejam automatizadas o que, por consequência, libera tempo para que os profissionais se concentrem em atividades estratégicas, como análise de riscos, desenvolvimento de políticas internas e melhoria da relação com clientes internos e externos.
Além disto, a tecnologia pode ser uma grande aliada no gerenciamento de grande volume de dados, na melhora da produção de teses e no grau de assertividade na tomada de decisões.
Listamos abaixo alguns usos bem sucedidos da tecnologia para o alcance dos objetivos estratégicos dos nossos clientes e do próprio escritório:
- Automação de Protocolos e Acompanhamento Processual
Uma das inovações mais impactantes na área jurídica é o uso de robôs (bots) para realizar protocolos automáticos de petições e monitoramento de processos. Ferramentas como RPA (Robotic Process Automation) permitem que sistemas automatizados acessem os tribunais eletrônicos, realizem protocolos de maneira padronizada e extraiam informações sobre movimentações processuais. Isso reduz erros humanos, aumenta a eficiência e libera tempo dos profissionais para tarefas mais analíticas.
2. Inteligência Artificial na Leitura e Análise de Dados
A leitura manual de publicações em diários oficiais é uma atividade que demanda tempo e está sujeita a falhas. Hoje, softwares baseados em inteligência artificial podem monitorar automaticamente essas publicações, identificar processos relevantes e enviar alertas às equipes responsáveis. Além disso, alguns sistemas realizam análises preditivas, sugerindo ações estratégicas com base no histórico dos tribunais e nas movimentações processuais.
Os próprios Tribunais têm sido entusiastas e utilizado a tecnologia para análise dos objetos dos processos, classificações e definições sobre a aplicação de precedentes em casos possibilitando a redução do tempo de julgamento dos processos de determinadas matérias. Sobre o tema, inclusive, já publicamos artigos específicos no nosso sites.
3. Business Intelligence Aplicado à Gestão Jurídica
Ferramentas de Business Intelligence (BI) permitem consolidar informações de diferentes sistemas, gerando dashboards interativos que facilitam a tomada de decisões estratégicas. Com esses insights, é possível identificar padrões em litígios, prever riscos, otimizar a alocação de recursos e até medir a performance de escritórios terceirizados.
É a velha máxima: olhar para os dados do passado para moldar e ajustar as ações do futuro. Nesse contexto, pode-se, inclusive, associar o uso de Inteligências Artificiais para promover a leitura de uma grande carteira de processos para identificar padrões que orientarão decisões de negócios, por exemplo, qual setor prioritário/tema para treinamentos ou ajustes na forma de condução de determinadas ações conforme o seu impacto nas contingências; análise sobre a viabilidade econômica de determinados projetos ou mesmo tecnologias; identificação de advogados ofensores para restrição de políticas de acordo ou até mesmo denúncias combativas contra a litigância predatória.
4. Ferramentas de Background Check e Due Dilligence
A utilização de ferramentas que fazem consultas em diversas fontes públicas e privadas em prazo curto e que geram relatórios concisos permite aos departamentos e escritórios avaliar o risco de determinada operação de forma mais rápida e com maior segurança, otimizando o tempo despendido e conferindo maior grau de assertividade para a tomada de decisão.
A tecnologia tem sido uma grande aliada na transformação do mercado jurídico, alinhando os departamentos jurídicos às melhores práticas do mercado e ao conceito de eficiência operacional.
No cenário atual, investir em tecnologia não é mais uma opção, mas sim uma necessidade para que as operações jurídicas acompanhem a evolução do mercado e entreguem valor real para as organizações e para que os objetivos estratégicos sejam alcançados de forma mais rápida. Nesse contexto, o Legal Ops consegue apoiar, inclusive, na avalição de quais tecnologias são prioritárias e trarão maior impacto/economia na operação.
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Referências:
https://cloc.org/wp-content/uploads/2024/11/What-is-Legal-Operations_August2020.pdf
