A inovação começa com dados

Imagine que você é um advogado de empresa e, assim como a maior parte do mercado, luta para fazer mais por menos. O orçamento é um constante limitador da sua performance e a intensidade das demandas tende a aumentar. Não será possível a terceirização de todo o trabalho. O advogado corporativo que assumia a posição de  ‘gestor de escritórios’, o que por si só já ocupava quase todo o seu tempo, passa a incorporar também em suas funções a execução direta de inúmeras tarefas. Isso sem contar as recorrentes reuniões solicitadas pelos clientes internos e acompanhamento de projetos liderados por outras áreas.

O caso ilustrado é baseado em um fato real. Um Gerente Jurídico de uma grande empresa confidenciou a sua preocupação.  O último relatório do orçamento escancarava a impossibilidade de manter todos os prestadores de serviços jurídicos com o mesmo ritmo de demandas até o final do ano.

O pedido feito pelo gerente foi bastante específico: ‘precisamos rever – leia-se reduzir -todos os honorários.

Por certo que um bom parceiro de negócios sempre estará disponível para esse tipo de conversa.

Mas a simples revisão do preço de todos os fornecedores resolveria de forma eficiente o problema? Uma empresa em expansão, como no caso do cliente, tende a avolumar demandas consultivas, principalmente as relacionadas à contratos. O pedido de redução dos honorários possivelmente ajustaria a situação momentaneamente, mas, meses mais tarde, o aumento crescente do volume de trabalho esbarraria novamente no orçamento.

Tecnologia não é sinônimo de inovação

Automatizar algumas rotinas seria uma excelente solução, mas iria de encontro com o problema original de limitação de orçamento.

Vamos aos dados! Essa foi a nossa sugestão.

Acompanhamos o volume de demandas recebidas pelo departamento pelos seus clientes internos. Colhemos e organizamos informações de um longo período para garantir a assertividade dos dados e escaparmos de eventuais distorções.

Após a formação da base identificamos dois grandes funis de demanda que de maneira simples se dividiam entre: contratos com baixo valor envolvido e contratos estratégicos. Esses dois grandes blocos dividiam cerca de 80% das solicitações.

As soluções aplicadas deveriam atender aos requisitos de serem de fácil implementação, com resultado em curto prazo e custos reduzidíssimos.

Propusemos o treinamento dos solicitantes do grupo ‘contratos com baixo valor envolvido’. Sugerimos que previamente fosse realizado um tratamento nas minutas utilizadas para garantir a baixa exposição à riscos. Além disso, as áreas internas precisariam estar preparadas para que pudessem coordenar a liberação dos contratos com um mínimo de envolvimento do jurídico interno. Toda a rotina seria acompanhada de um treinamento para que as equipes estivessem aptas a atuarem com autonomia. Nesse caso o custo-benefício de atuação do jurídico interno foi sopesado pelo baixo valor envolvido. Uma consultoria jurídica adequada é capaz de garantir a criação de um banco de minutas que promova – com segurança – a autonomia das equipes internas para formalização dos seus contratos.

Para o segundo grupo sugerimos a criação de uma matriz de autonomia, onde as áreas técnicas teriam autonomia para negociar as condições comerciais desde que respeitado o nível concedido. Acompanhado da matriz, propusemos a construção de um fluxograma de gerenciamento de contratos, no qual as áreas obteriam respostas normalmente direcionadas ao Jurídico Interno.  Contratos mais complexos e que exigiam a redação de cláusulas personalizadas seguiriam para o departamento jurídico. Por outro lado, um relevante volume de contratos seriam coordenados dentro do fluxo pelas equipes solicitantes sem a necessidade de sobrecarregar a equipe legal. Dentro do próprio fluxo seriam sugeridas redações de cláusulas para as situações normalmente enfrentadas.

Atendendo à necessidade do cliente as soluções propostas têm o potencial de reduzir de forma expressiva demandas rotineiras e possibilita dedicar mais tempo para demandas estratégicas.

Soluções mais sofisticadas como a implementação de um chatbot construído para guiar as dúvidas mais frequentes questionadas ao Jurídico, a automatização de contratos e utilização de IA para revisão de minutas seriam excelentes alternativas. Contudo, não atendiam ao prazo e budget estabelecido pelo cliente.

No final das contas alcançamos uma solução inovadora em todos os sentidos, já que resolve o problema, cria uma solução eficaz, ágil e com viabilidade de implementação dentro do budget. E o melhor: reduzindo custo e aumentando eficiência.

Acertar rotinas e construir processos que gerem valor para a companhia, reduzam custos e acelerem tarefas burocráticas também é inovar.

A simplicidade que transforma realidades é inovação.

É nesse caminho que a equipe CHENUT busca auxiliar os seus clientes, desenvolvendo e cocriando soluções que caibam dentro da realidade de cada empresa.

Departamentos Jurídicos cada vez mais sobrecarregados: Quais alternativas para otimização das demandas frente à limitação de budget? A sócia do CHENUT, Paola Ladeira, apresentará alguns cases práticos com soluções inovadoras e de tecnologia como aliados de Jurídicos Internos.

Dia 25/06 às 09:00. Inscreva-se aqui.

Paola Ladeira Bernardes é sócia do Chenut responsável pelo departamento de contencioso cível e pela criação da área de inovação do escritório. Implementou nos últimos anos diversos projetos para otimização de rotinas jurídicas e desenvolveu estratégias para aplicação em contencioso cíveis visando a reversão de passivos. Possui mais de 15 anos de experiência jurídica e atuação em soluções alternativas de conflitos e litígios.