Acabou o prazo! E agora?
Executivos e empresários estão preocupados com as consequências de não terem formalizado a aprovação das contas das suas empresas dentro no quadrimestre encerrado em 30 de abril. O receio mais comum é que seja imposta alguma multa ou outro tipo de penalidade, decorrente da aprovação de contas feita em atraso. Mas, afinal, quais são as consequências desse atraso. Será que a sua empresa pode realmente ser penalizada?
Antes de respondermos a essa questão, vamos contextualizar o assunto.
A aprovação de contas está prevista no artigo 1.078 do Código Civil e no artigo 132 da Lei de Sociedades por Ações e é um procedimento obrigatório para todas as empresas limitadas ou anônimas, independentemente do seu porte ou setor de atuação.
A Aprovação de Contas nada mais é do que a os manifestação dos sócios, no caso de sociedades limitadas, ou acionistas, no caso de sociedades anônimas, sobre a concordância com os números apresentados no balanço e nas demonstrações de resultado apresentados pela administração da sociedade.
É claro que os sócios ou acionistas têm o direito de consultar toda a documentação que tenha servido de base para a elaboração do balanço e da demonstração do resultado. Assim, ele pode pedir que a sociedade apresente os comprovantes que justificam as receitas e as despesas, as movimentações bancárias, contratos ou quaisquer outros documentos pertinentes. A sociedade, por sua vez, tem a obrigação de disponibilizar tais documentos com antecedência, de forma que os sócios ou acionistas tenham tempo para analisa-los previamente à reunião ou assembleia na qual será deliberada a aprovação das contas.
Como dito acima, essa reunião ou assembleia, deve ser realizada até o final do primeiro quadrimestre do ano subsequente ao encerramento do exercício financeiro da sociedade.
E, o que acontece se essa reunião ou assembleia não for realizada nesse prazo?
Na verdade, a legislação brasileira não preve a imposição de penalidades às empresas que não realizarem a aprovação de contas, ou para aquelas que realizaram a aprovação de contas depois do dia 30 de abril. Contudo, a deliberação de aprovação de contas e o registro da Ata da Reunião ou Assembleia realizada para esse fim traz várias vantagens à sociedade. Aqui estão algumas delas:
- Segurança jurídica e responsabilidade dos administradores
O registro da ata de reunião de sócios que deliberou a aprovação de contas é um fator que limita as hipóteses de responsabilização dos administradores das sociedades. Isso porque, a deliberação e aprovação das contas serve como um marco temporal a partir do qual os administradores não respondem mais pessoalmente por atos relacionados à gestão da empresa.
Esse entendimento é extraído do artigo 287, inciso II, alínea b, item 2 da Lei de Sociedades por Ações, o qual prevê que prescreverá em 03 (três) anos a ação de responsabilidade civil em face dos administradores da sociedade, sendo este prazo contado a partir da data de publicação da ata da reunião ou assembleia que deliberar a aprovação do balanço referente ao exercício social em que determinado ilícito tenha ocorrido.
A aprovação de contas protege, portanto, os administradores de eventuais questionamentos ou responsabilizações futuras.
- Cumprimento legal e regulatório
A aprovação de contas é um requisito legal para que as empresas estejam em compliance com a legislação brasileira. O registro da ata de aprovação de contas perante a junta comercial competente garante que a empresa esteja cumprindo as obrigações legais e regulatórias aplicáveis relacionadas à prestação de contas.
- Fiscalização da gestão da sociedade:
A apresentação das contas da administração torna possível também a avaliação, pela reunião de sócios ou acionistas, da atuação da administração e sua conformidade com as melhores práticas de gestão de empresas.
- Transparência:
Ao apresentar as demonstrações financeiras da sociedade aos sócios ou acionistas, a administração da sociedade oferece um panorama claro, completo e preciso das atividades e do desempenho financeiro da empresa.
Isso é essencial para manter a confiança dos sócios ou acionistas, investidores e outras partes interessadas nos negócios da empresa.
- Monitoramento do desempenho financeiro da sociedade
A aprovação de contas permite que as empresas avaliem sua saúde financeira de forma regular. Ela fornece uma visão abrangente das receitas, despesas, lucros e perdas, permitindo que os sócios ou acionistas e a administração compreendam a situação econômica da sociedade, tomem decisões informadas sobre o futuro do negócio e exerçam seus direitos (no caso dos sócios ou acionistas) de forma consciente.
A deliberação das contas ao longo dos anos auxilia as empresas no monitoramento de seu desempenho financeiro no longo prazo, ajudando a identificar tendências, identificar áreas de melhoria e tomar medidas corretivas quando necessário.
- Transações e relações com terceiros
A aprovação de contas tem efeitos significativos nas transações comerciais e nas relações com terceiros. Ao ter suas demonstrações financeiras aprovadas, a empresa demonstra solidez e responsabilidade na condução de seus negócios. Isso confere credibilidade à empresa perante fornecedores, clientes, instituições financeiras e outros parceiros comerciais.
Além disso, a aprovação de contas é muitas vezes um requisito exigido em contratos comerciais, financiamentos e parcerias estratégicas. Não raro os bancos, instituições financeiras e potenciais investidores exigem que as empresas tenham suas contas aprovadas antes de conceder financiamentos ou investimentos.
A existência de demonstrações financeiras aprovadas facilita, portanto, o acesso a recursos financeiros externos e a celebração de contratos, se tornando um diferencial competitivo para as empresas e abrindo portas para novas oportunidades de negócios.
***
A aprovação de contas desempenha um papel crucial para a transparência da gestão, segurança jurídica e desenvolvimento de relações comerciais das empresas, fortalecendo a confiança dos sócios ou acionistas, dos parceiros e dos investidores da sociedade. Além disso, a aprovação de contas protege os gestores de responsabilizações futuras e confere segurança jurídica às transações comerciais.
Por tudo isso, é como diz o brocardo: “antes tarde do que nunca”. Se a sua empresa ainda não aprovou as contas do ano passado, ou mesmo de anos anteriores, vale a pena fazer isso agora mesmo. Não será aplicada nenhuma penalidade e a sua empresa está em conformidade com a lei, trilhando um caminho sustentável para o seu crescimento com as melhores práticas de gestão.
Caso haja a necessidade de esclarecimentos adicionais sobre a aprovação de contas, nossa equipe de consultoria empresarial encontra-se inteiramente à disposição.