Considerações e procedimentos acerca das assembleias virtuais

[:br]

Com a conversão da Medida Provisória nº 931, de 30 de março de 2020 – que teve como pano de fundo o estado de calamidade pública vivenciado no país e no mundo em razão do Covid-19 – na Lei nº 14.030/20, restou finalmente autorizada a faculdade de realização de assembleias gerais de acionistas de companhias fechadas, reunião ou assembleias de sócios e assembleias gerais de associados à distância, em caráter definitivo, como há muito era esperado.

Nesse contexto, e ainda na vigência da Medida Provisória, foram emitidas normativas específicas pelos respectivos órgãos responsáveis pela regulamentação da matéria, sobre as regras, formalidades e requisitos necessários à realização de assembleias virtuais, considerando cada tipo empresarial, tendo a Comissão de Valores Mobiliários – CVM, editado IN 849 de 31 de março de 2020, sido responsável por regulamentar a questão no âmbito das sociedades anônimas, fundos de investimentos e demais entidades reguladas, e o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração – DREI, através da publicação da IN nº 79, de 14 de abril de 2020, no que tange ao regramento aplicável na realização de reuniões e assembleias à distância nas limitadas e anônimas de capital fechado.

Importante destacar que a nova lei, que alterou a redação do artigo 43-A, da Lei nº 5.764/1971 e modificou a Lei das Sociedades por Ação (nª 6.404/76), diferencia expressamente as assembleias exclusivamente digitais, que seriam aquelas onde os sócios, acionistas ou associados participam e votam exclusivamente de maneira remota, das assembleias semipresenciais, onde é facultado aos participantes a possibilidade de comparecimento presencial, no local físico de realização da reunião ou assembleia ou, alternativa e simultaneamente, a possibilidade de participação e votação à distância.

Antes de tudo, vale ressaltar que as assembleias virtuais deverão necessariamente observar as regras dispostas nos contratos ou estatutos sociais das sociedades e companhias, e, ainda, às normas de convenção aplicáveis ao tipo societário, especialmente no que se refere à forma, prazo e legitimidade da convocação.

No que tange à parte procedimental de registro das atas, permanece a determinação de que a cópia ou a certidão da ata de reunião ou assembleia, sejam elas na modalidade semipresencial ou digital, deverá preencher os mesmos requisitos legais constantes dos Manuais de Registro na forma da IN nº 38 de 2017/DREI.

Relativamente à veracidade das assinaturas dos membros da mesa, se faz necessário destacar que as mesmas deverão ser feitas por meio de certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, a qual confere a presunção de (i) autenticidade, (ii) integridade e (iii) validade jurídica dos documentos em forma eletrônica, nos termos da  Medida Provisória nº 2.200-2/2001, sendo admitida ainda, a possibilidade de qualquer outro meio pelo qual se consiga obter a comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica.

Outro ponto que merece destaque, relativamente aos procedimentos estabelecidos pela Instrução Normativa, são as regras relativas ao Edital de Convocação, o qual deverá conter obrigatoriamente, de maneira expressa, a modalidade adotada para realização da assembleia, ou seja, se semipresencial ou digital, além de conter de forma detalhada todos os termos para participação dos sócios/acionistas, bem como, o procedimento de voto à distância.

Deverá constar ainda, se é facultado aos participantes o uso de Boletim de Voto à Distância, o qual, se adotado, deverá ser disponibilizado aos acionistas na data da publicação da primeira convocação, com prazo de devolução à empresa em até 5 dias antes da realização da assembleia, sendo necessária a entrega da confirmação de recebimento do instrumento pela companhia, com antecedência de ao menos 2 dias da data prevista. Cabe mencionar que a versão enviada ao acionista deverá ser passível de impressão e preenchimento manual, bem como conter discriminadamente todas as matérias da ordem do dia, com orientações claras sobre o prazo de devolução para a companhia, acompanhado da lista de eventuais documentos exigidos.

Nessa entoada, recomenda-se que conste já na convocação da reunião além do dia e horário do encontro, a plataforma e o link pelo qual os usuários deverão ingressar na assembleia,  bem como toda a documentação necessária a análise dos sócios / acionistas e eventuais representantes legais devidamente autorizados, a fim de mitigar eventuais riscos e afastar questionamentos acerca da validade do processo de convocação.

Ainda, conforme previsto na referida Instrução, a plataforma escolhida para celebração virtual da assembleia, deverá atender aos seguintes requisitos: a) segurança e confiabilidade; b) garantia de registro formal da presença dos sócios, acionistas ou associados; c) a preservação do direito de participação à distância ao acionista, sócio ou associado; d) exercício do direito de voto à distância; e) possibilidade de visualização de documentos durante à reunião; f) possibilidade de intervenções escritas durante a reunião; g) possibilidade de gravação da reunião, para arquivamento na sede da empresa; e, por fim, h) participação de administradores e outras pessoas autorizadas a participar ou cuja participação seja obrigatória.

Por fim, ressalta-se que a sociedade ou companhia deverá ter meios de armazenar todos os documentos e gravações relativos às reuniões e assembleias realizadas de maneira digital ou semipresencial e mantê-los incólumes pelo prazo de 4 anos a contar da data de sua realização, considerando o prazo legal previsto no ordenamento jurídico brasileiro para propositura de ação de anulação da convenção.

[:]